Die Verfolgung und Rückverfolgung von Lieferungen wird auch als „track and trace“ oder als „tracking and tracing“ bezeichnet. Mit den eingesetzten Systemen kann der Status einer Sendung vor und nach der Zustellung von Einschreiben, Postsendungen und Frachtgut überwacht werden. Sendungsverfolgung wird nicht nur beim Versand von Waren an private Haushalte eingesetzt. Sie ermöglicht auch die Nachverfolgung von Materialien innerhalb eines Produktionsprozesses und die Nachforschung bei verloren gegangenen Sendungen. Sendungsverfolgung wird auch bei der Rücksendung von Retouren eingesetzt. Bei den meisten Sendungen, die zugestellt werden, ist bereits ein entsprechender Rücksendeschein seitens des Absenders beigefügt oder wird durch den entsprechenden Paketdienst erstellt. Sie müssen also nur einen Karton kaufen und schon können Sie die Ware zurückschicken. Dabei ist es irrelevant, ob es sich um eine normale Warensendung, einen Ordnerversand oder einen Medienversand handelt.

So funktioniert die Sendungsverfolgung

Bei der Sendungsverfolgung werden Pakete oder Frachtgut mit maschinell lesbaren Etiketten ausgestattet. In der Regel sind dies Barcodes, aber auch elektronische RFID-Chips kommen immer mehr zum Einsatz. Diese Etiketten werden an verschiedenen Stellen im Zustellprozess eingelesen. Die Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und können sowohl dem Auftraggeber der Sendung, als auch dem Empfänger der Lieferung Auskunft geben, welche Zustellschritte die Sendung wann passiert hat. Beim Absender der Sendung werden die für den Transport der Ware notwendigen Informationen – die Solldaten – erstellt und an den beauftragten Transportdienst übermittelt. Diese Transportdienste können Kurier-, Express- oder Paketdienste sein. Diese erfassen die Daten und versehen die Sendung bei Abholung mit dem elektronischen Etikett, sofern das nicht schon durch den Absender erfolgt ist. Alle Daten werden üblicherweise in Echtzeit übertragen, sodass jederzeit ein Zugriff auf aktuelle Informationen möglich ist. Die Daten zu einer Sendung werden während der Lieferung an verschiedenen Kontrollstationen, wie beispielsweise Umschlagpunkten, mit aktuellen Informationen ergänzt. Auf diese Weise entsteht eine Sendungshistorie, die zu jedem Zeitpunkt eine zuverlässige Aussage über den aktuellen Status der Lieferung ermöglicht. Mithilfe der verwendeten Etiketten wird auch der gesamte Zustellprozess beschleunigt, da Sendungen mit Hilfe von automatischen Sortierstationen viel schneller sortiert und somit zugestellt werden können.

Die Bedeutung der Sendungsverfolgung

Sendungsverfolgung dient in erster Linie dazu, dem Kunden jederzeit Auskunft über den Status seiner erwarteten Lieferung zu geben. Dadurch erhält er nicht nur Informationen über die einzelnen Stationen der Transportkette, sondern kann auch den voraussichtlichen Zeitpunkt des Eintreffens seiner Lieferung einschätzen.

Für den Transportdienstleister dient die Sendungsverfolgung zwar auch zur Überwachung der Transportkette, sie bietet ihm aber zusätzlich die Möglichkeit, zum Schutz vor Schwund und Diebstahl. Durch die Sendungsverfolgung können Übergaben der Lieferungen an andere Beteiligte des Zustellprozesses protokolliert werden. Zustellfehler sollen hierdurch vermieden werden. Bei Verlust einer Lieferung kann anhand der gespeicherten Sendungsdaten der zuletzt ermittelte Standort und Zeitpunkt der Ware zur Nachforschung herangezogen werden. Sendungsverfolgung ist für die Zustelldienste auch ein Kontrollsystem für die Einhaltung der eigenen Servicelevel und somit auch ein geeignetes Mittel zur Verbesserung des Versandprozesses und -betriebes. Wird im Rahmen der Zustellung ein zuvor definierter Zeitpunkt für den nächsten Zustellschritt überschritten, wird eine entsprechende Störungsmeldung erzeugt.

Welche Daten werden in welcher Form zur Sendungsverfolgung verwendet?

Wie bereits erwähnt, werden die benötigten Daten auf Etiketten zur Verfügung gestellt. Hier sind üblicherweise Adressen und eine eindeutige Trackingnummer sowohl in maschinenlesbarer, als auch in normal lesbarer Form aufgedruckt. Zudem sind auf den Etiketten Informationen über das Routing, also den gesamten Zustellweg enthalten. Zusätzliche Servicecodes können die Priorität einer Lieferung und die Art der Sendung übermitteln.

Die Trackingnummer zur Sendungsverfolgung setzt sich aus einer weltweit eindeutigen Nummer zusammen, die Informationen über den Versender und eine Kundenkennung beinhaltet. In den Routinginformationen sind Postleitzahlen, Zielcodes und beispielsweise auch Abflug- und Zielflughäfen verschlüsselt. Sollten im Zustellprozess Störungen auftreten oder Ausfälle vorkommen, so können die benötigten Informationen auch dynamisch geändert und aktualisiert werden. Eine wesentliche Bedeutung kommt hierbei dem Einsatz der mobilen Scanner zu, die jederzeit innerhalb des Zustellprozesses den Zugriff auf die aktuellen Daten ermöglichen.

Wie kann ich als Empfänger den Status meiner Sendung verfolgen?

Die meisten Zustelldienste bieten inzwischen ein System zur Sendungsverfolgung an. Üblicherweise wird der Empfänger einer Lieferung bereits bei Verlassen der Sendung vom Absender oder dem abholenden Paketdienst per E-Mail oder SMS über die Trackingnummer seiner Lieferung informiert. Der Empfänger der Sendung kann auf den entsprechenden Internetseiten der Transportfirmen mit Hilfe der erhaltenen Sendungsnummer jederzeit den aktuellen Stand seiner Lieferung abfragen.

Als besonderen Service stellen viele Paketdienste ihren Kunden mobile Apps zur Verfügung, mit denen die Sendungen verfolgt werden können. Da die Absender der Waren in der Regel den Zusteller beauftragen, muss der Empfänger sich eine Vielzahl von Apps auf sein Smartphone laden. Inzwischen sind jedoch auch Tracking-Apps erhältlich, die auf mehrere Tracking-Systeme zugreifen und somit dem Empfänger die Sendungsverfolgung ermöglichen.  Einige Apps bieten Features an, die über die reine Sendungsverfolgung hinaus gehen. So ist es auch für den Privatkunden möglich geworden, eigene Sendungen selbst zu etikettieren und zu frankieren.